很多人第一次接觸一體化智慧檔案庫(kù)房這個(gè)概念時(shí)，第一反應(yīng)往往是“這不就是給檔案室裝幾個(gè)智能密集架再配個(gè)軟件嗎”。實(shí)際上這種理解太片面了。一體化智慧檔案庫(kù)房之所以被稱為“一體化”，是因?yàn)樗鼜奈锢泶鎯?chǔ)、環(huán)境控制、安防監(jiān)控到檔案全生命周期管理，全部整合在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上運(yùn)行。
傳統(tǒng)檔案庫(kù)房往往面臨幾個(gè)讓人頭疼的問(wèn)題：密集架是不同廠家供的，溫濕度監(jiān)控是另一套系統(tǒng)，安防攝像頭和門禁又來(lái)自不同供應(yīng)商。每套系統(tǒng)都有自己的操作界面和維護(hù)團(tuán)隊(duì)，出問(wèn)題時(shí)互相推諉，采購(gòu)負(fù)責(zé)人光是協(xié)調(diào)這些供應(yīng)商就已經(jīng)筋疲力盡。而一體化智慧檔案庫(kù)房徹底解決了這個(gè)痛點(diǎn)，衡水祥米科技有限公司提供的方案就是把所有子系統(tǒng)打通，管理人員只需要登錄一個(gè)管理后臺(tái)，就能同時(shí)控制密集架的開(kāi)合、查看庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)、調(diào)取監(jiān)控錄像、管理檔案出入庫(kù)記錄。
對(duì)于檔案館、高校檔案室、銀行憑證庫(kù)房這些單位來(lái)說(shuō)，一體化智慧檔案庫(kù)房最直接的價(jià)值就是省心省力。不再需要養(yǎng)多個(gè)技術(shù)人員去維護(hù)不同系統(tǒng)，也不用擔(dān)心系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不互通導(dǎo)致管理盲區(qū)。從實(shí)際采購(gòu)決策的角度看，選擇一體化方案意味著整體擁有成本更低，因?yàn)楹笃诰S護(hù)和升級(jí)都只需要對(duì)接一家供應(yīng)商。
一體化智慧檔案庫(kù)房如何實(shí)現(xiàn)降本增效
采購(gòu)負(fù)責(zé)人最關(guān)心的一個(gè)問(wèn)題就是：花大價(jià)錢上一套一體化系統(tǒng)，到底能幫單位省多少錢、提多少效率。這個(gè)問(wèn)題問(wèn)得非常好，因?yàn)橹腔蹤n案庫(kù)房不是面子工程，而是實(shí)實(shí)在在的生產(chǎn)力工具。
先說(shuō)成本這塊。傳統(tǒng)檔案庫(kù)房的管理依賴人工，檔案入庫(kù)要人工登記編號(hào)、上架要人工找位置、調(diào)閱要人工翻找、借閱要人工登記、還庫(kù)還要人工核對(duì)。一個(gè)中型檔案館如果管理十萬(wàn)卷檔案，至少需要五到六名專職管理人員，每年的人力成本就是一筆不小的開(kāi)支。而一體化智慧檔案庫(kù)房通過(guò)RFID技術(shù)、條碼掃描和智能密集架聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的快速定位與自動(dòng)存取。同樣的工作量，現(xiàn)在只需要一到兩名管理人員就能完成，人力成本直接下降百分之六十以上。
效率提升更為直觀。以前從接到調(diào)閱申請(qǐng)到從庫(kù)房找出檔案，平均耗時(shí)十五到二十分鐘，遇上檔案放錯(cuò)位置的更是無(wú)從下手。現(xiàn)在通過(guò)系統(tǒng)一鍵檢索，系統(tǒng)會(huì)精確顯示檔案所在列、層、節(jié)位置，智能密集架自動(dòng)打開(kāi)對(duì)應(yīng)通道，管理人員直接走到指定位置取出即可，整個(gè)流程壓縮到三分鐘以內(nèi)。對(duì)于法院的案卷調(diào)閱、銀行的憑證查詢這類高頻場(chǎng)景，效率提升帶來(lái)的價(jià)值是巨大的。
特別值得一提的是電力部門和金融機(jī)構(gòu)。電力工器具管理過(guò)去常常出現(xiàn)工具丟失、到期未檢測(cè)的問(wèn)題，而RFID智能柜和一體的檔案管理系統(tǒng)結(jié)合后，每件工具從領(lǐng)用、使用到歸還、檢測(cè)全程留痕，徹底解決了管理盲區(qū)。銀行抵押物管理同樣如此，RFID抵押物智能柜與檔案庫(kù)房系統(tǒng)打通后，每一份抵押物證的存放位置、調(diào)閱記錄都清晰可查，審計(jì)檢查時(shí)再也不用手忙腳亂地翻找。
一體化智慧檔案庫(kù)房采購(gòu)時(shí)要注意什么
雖然一體化方案優(yōu)勢(shì)明顯，但市場(chǎng)上能真正做好一體化的供應(yīng)商并不多。很多廠家標(biāo)榜自己是一體化，實(shí)際只是把各個(gè)子系統(tǒng)簡(jiǎn)單拼湊在一起，系統(tǒng)之間通過(guò)人工中轉(zhuǎn)而不是數(shù)據(jù)互通。采購(gòu)負(fù)責(zé)人考察時(shí)必須擦亮眼睛。
首先要看系統(tǒng)的開(kāi)放性。真正的一體化智慧檔案庫(kù)房平臺(tái)應(yīng)該支持主流協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)接口，方便后期接入新設(shè)備或擴(kuò)展新功能。如果供應(yīng)商的解決方案是封閉的，后期想加個(gè)溫濕度傳感器或者升級(jí)門禁系統(tǒng)都得原廠來(lái)做，那就等于被綁死了。衡水祥米科技有限公司在設(shè)計(jì)一體化方案時(shí)就充分考慮了擴(kuò)展性，軟硬件平臺(tái)都遵循通用標(biāo)準(zhǔn)，客戶后續(xù)增配設(shè)備完全沒(méi)有障礙。
其次要關(guān)注系統(tǒng)的穩(wěn)定性。檔案庫(kù)房數(shù)據(jù)事關(guān)重大，系統(tǒng)如果三天兩頭出故障，那還不如用回傳統(tǒng)人工管理?？疾鞎r(shí)可以了解供應(yīng)商的技術(shù)團(tuán)隊(duì)規(guī)模、行業(yè)案例數(shù)量和設(shè)備運(yùn)行年限。一個(gè)有上百個(gè)成功案例、產(chǎn)品在行業(yè)運(yùn)行超過(guò)五年的供應(yīng)商，比剛?cè)胄械男聫S家可靠得多。
還要重點(diǎn)考察供應(yīng)商的售后服務(wù)能力。檔案管理系統(tǒng)出了問(wèn)題，如果不能及時(shí)修復(fù)，會(huì)影響整個(gè)單位的正常工作。選擇那些在全國(guó)設(shè)有服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)、提供二十四小時(shí)遠(yuǎn)程運(yùn)維、承諾四小時(shí)內(nèi)到現(xiàn)場(chǎng)的供應(yīng)商更為穩(wěn)妥。從實(shí)際采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，很多單位最后選衡水祥米科技有限公司，正是因?yàn)榭粗辛宋覀兲峁┑娜芷诜?wù)保障，從前期規(guī)劃設(shè)計(jì)、中期安裝調(diào)試到后期運(yùn)維升級(jí)，全部由同一個(gè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，避免了推諉扯皮的情況。
一體化智慧檔案庫(kù)房是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然趨勢(shì)。它不只是讓檔案室變得更“智能”，更關(guān)鍵的是讓檔案管理工作變得更簡(jiǎn)單、更高效、更省錢。無(wú)論是檔案館、高校、銀行還是企事業(yè)單位，一步到位選擇成熟的一體化方案，遠(yuǎn)比未來(lái)反復(fù)修補(bǔ)拼湊系統(tǒng)要?jiǎng)澦愕枚唷?/p>
