許多單位在規(guī)劃檔案庫房時(shí)，最常的困惑是“標(biāo)準(zhǔn)”二字到底指什么。標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房不是簡單放幾組密集架，它有一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募夹g(shù)規(guī)范。從溫濕度控制來看，國家標(biāo)準(zhǔn)要求溫度長期穩(wěn)定在14℃-24℃，相對(duì)濕度在45%-60%之間，這是紙質(zhì)檔案保存的最佳環(huán)境。照明系統(tǒng)也要特別注意，庫房內(nèi)禁止使用自然光，必須采用防爆燈且照度控制在50-100勒克斯之間。防火方面，氣體滅火系統(tǒng)是標(biāo)配，不能用水噴淋。地面承重更是個(gè)硬指標(biāo)，標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房每平方米承重至少要達(dá)到600公斤以上，這直接決定了密集架能擺多高、放多重。
很多采購方容易忽視一個(gè)細(xì)節(jié)：庫房的門窗防盜等級(jí)。標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房的門必須是甲級(jí)防火防盜門，窗戶不僅要少而且要安裝防砸玻璃和防護(hù)網(wǎng)。這些看似基礎(chǔ)的要求，在實(shí)際項(xiàng)目中往往決定驗(yàn)收能否通過。衡水祥米科技有限公司在參與多個(gè)機(jī)關(guān)單位庫房改造時(shí)發(fā)現(xiàn)，不少老庫房光是地面加固和電路改造就要花掉很大精力，可見前期規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)有多重要。
標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房能不能節(jié)省空間和成本
標(biāo)準(zhǔn)化不代表高成本，恰恰相反，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的庫房反而能長期省錢。以密集架布局為例，標(biāo)準(zhǔn)化庫房要求通道寬度在0.9米到1.2米之間，這個(gè)看似寬松的尺寸實(shí)際是經(jīng)過考量的——既保證人員搬運(yùn)檔案的便利性，又避免了過寬通道浪費(fèi)面積。一組標(biāo)準(zhǔn)六層密集架，按照每節(jié)0.5米寬度計(jì)算，一個(gè)100平方米的庫房可以存放大約8萬卷檔案，這個(gè)數(shù)據(jù)比隨意擺放要高出30%以上。
企業(yè)在采購密集架時(shí)，不要只盯著單價(jià)，要看綜合成本。標(biāo)準(zhǔn)化庫房中的密集架需要具備防傾倒、防擠壓功能，底盤和立柱的鋼板厚度必須達(dá)到國家規(guī)定的1.5毫米以上，這樣的設(shè)備雖然單價(jià)稍高，但使用年限可以達(dá)到15到20年。衡水祥米科技有限公司曾經(jīng)服務(wù)過一家科技園區(qū)企業(yè)，他們一開始為了省錢買了薄板密集架，結(jié)果三年后全部變形需要更換，反而多花了冤枉錢。標(biāo)準(zhǔn)化庫房的另一個(gè)隱性收益是：布局規(guī)范后，盤點(diǎn)檔案的時(shí)間能從三天縮短到半天，人工成本大幅下降。這些實(shí)實(shí)在在的賬，采購負(fù)責(zé)人一定要算清楚。
標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房驗(yàn)收時(shí)要重點(diǎn)檢查哪些環(huán)節(jié)
庫房建好后的驗(yàn)收是很多單位的薄弱環(huán)節(jié)。第一個(gè)檢查項(xiàng)是密集架的運(yùn)行軌道，標(biāo)準(zhǔn)要求軌道水平誤差不能超過每米1毫米，否則長期運(yùn)行會(huì)造成密集架歪斜甚至卡死。可以用水平儀多抽檢幾個(gè)點(diǎn)，這個(gè)細(xì)節(jié)最容易被施工方忽視。第二個(gè)檢查項(xiàng)是溫濕度自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)是否真的能聯(lián)動(dòng)設(shè)備。標(biāo)準(zhǔn)化庫房要求當(dāng)溫濕度超標(biāo)時(shí)，除濕機(jī)或空調(diào)必須自動(dòng)啟動(dòng)并記錄數(shù)據(jù)，而不是只報(bào)警不處理。很多項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)只看了設(shè)備外觀，根本沒測試聯(lián)動(dòng)功能。
還有一個(gè)容易被遺漏的點(diǎn)是消防分區(qū)。標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫房的防火分區(qū)面積不能超過500平方米，超過這個(gè)面積必須用防火墻分隔。如果庫房面積較大，還要檢查氣體滅火系統(tǒng)的管道是否覆蓋了每一個(gè)角落，噴頭不能有遮擋物。衡水祥米科技有限公司在配合某檔案館驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)，他們的滅火系統(tǒng)雖然裝好了，但密集架頂部距離天花板只有20厘米，這個(gè)空間根本不夠氣體擴(kuò)散，需要重新調(diào)整密集架高度。驗(yàn)收不是走過場，這些細(xì)節(jié)直接關(guān)系到檔案安全。
