標(biāo)準(zhǔn)化檔案室乃是依照國(guó)家檔案管理規(guī)范，于庫(kù)房環(huán)境、設(shè)施配置以及管理制度等諸多方面均達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案存放之地。它絕非僅僅是一個(gè)單純放置檔案的房間，而是一個(gè)融合了防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等多種功能于一體的專(zhuān)業(yè)空間。對(duì)于企事業(yè)單位而言，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室不僅是檔案管理合規(guī)的根基所在，更是實(shí)現(xiàn)高效檢索檔案的必備前提。
很多人誤認(rèn)為只要購(gòu)置了檔案柜便達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)，然而事實(shí)上，從選址開(kāi)始，包括溫濕度的精準(zhǔn)控制直至檔案柜的選型，每一個(gè)步驟都有著明確且嚴(yán)格的要求。舉例來(lái)說(shuō)，庫(kù)房絕對(duì)不能設(shè)置在地下室或者頂層，目的在于有效防止潮濕以及漏水的情況發(fā)生；墻體需要進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的防潮處理；檔案室務(wù)必配備溫濕度記錄儀以及滅火設(shè)備。這些細(xì)節(jié)對(duì)于檔案的保存壽命有著直接且至關(guān)重要的影響。
標(biāo)準(zhǔn)化檔案室需要哪些硬件設(shè)備
標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的設(shè)備配置向來(lái)是眾多采購(gòu)負(fù)責(zé)人極為關(guān)心的關(guān)鍵問(wèn)題。其中，核心設(shè)備首當(dāng)其沖的便是檔案裝具，當(dāng)下主流的選擇有智能密集架與普通手動(dòng)密集架這兩種。智能密集架擁有自動(dòng)開(kāi)合、溫濕度監(jiān)測(cè)以及遠(yuǎn)程控制等一系列功能，對(duì)于檔案數(shù)量龐大且管理要求較高的單位而言，是頗為適宜的；而手動(dòng)密集架成本相對(duì)較低，更適合中小型檔案室選用。就拿衡水祥米科技有限公司所生產(chǎn)的密集架來(lái)說(shuō)，其承重結(jié)構(gòu)采用加厚冷軋鋼板制作，即便長(zhǎng)久使用也不會(huì)發(fā)生變形，每層承重能夠達(dá)到80公斤以上，完全可以滿足檔案密集存儲(chǔ)的需求。
除了密集架之外，還需要配置多種設(shè)備。比如除濕機(jī)，用以調(diào)節(jié)室內(nèi)濕度；溫濕度記錄儀，實(shí)時(shí)記錄溫濕度數(shù)據(jù)；消防設(shè)備，保障檔案室的消防安全；防蟲(chóng)藥物，防止檔案受到蟲(chóng)害侵蝕；密集架軌道固定件，確保密集架的穩(wěn)固運(yùn)行等。要是檔案室面積超過(guò)50平方米，那么建議安裝氣體滅火系統(tǒng)，如此可避免因用水滅火而對(duì)檔案造成損壞。另外，檔案柜的排列也是有一定講究的，主通道寬度不能小于1米，這樣才便于搬運(yùn)和整理檔案。
標(biāo)準(zhǔn)化檔案室建設(shè)流程是怎樣的
建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室需遵循嚴(yán)格的流程，絕不能邊干邊改，必須有條不紊地按步驟推進(jìn)。
第一步要精準(zhǔn)測(cè)量庫(kù)房尺寸和承重情況，對(duì)于普通樓房而言，每平方米承重最好不低于600公斤，這是至關(guān)重要的，因?yàn)橐坏┟芗軡M載后，若承重不足便極有可能產(chǎn)生安全隱患。第二步是精心確定密集架布局，涵蓋列數(shù)、節(jié)數(shù)、高度以及排列方向等方面，在規(guī)劃過(guò)程中一定要預(yù)留出充足的通風(fēng)和檢修空間。第三步是進(jìn)行設(shè)備采購(gòu)，關(guān)鍵在于挑選有國(guó)家檔案局檢測(cè)報(bào)告的密集架廠家，像衡水祥米科技有限公司就曾為眾多機(jī)關(guān)單位、高校以及銀行提供過(guò)定制化密集架方案，其產(chǎn)品還通過(guò)了多項(xiàng)質(zhì)量檢測(cè)。
第四步是開(kāi)展安裝和調(diào)試工作，這其中包括密集架軌道鋪設(shè)、架體組裝以及智能控制系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)測(cè)試等環(huán)節(jié)。第五步是檔案上架和編碼，需依照《歸檔文件整理規(guī)則》逐件編號(hào)排列，并建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。整個(gè)流程正常情況下一般需要7到15天，不過(guò)具體時(shí)間會(huì)依據(jù)檔案室規(guī)模以及設(shè)備數(shù)量而有所不同。
