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一體化智慧檔案庫房到底是什么

很多人第一次聽到“一體化智慧檔案庫房”這個詞，會覺得是不是什么高端黑科技？其實說穿了并不復(fù)雜。一體化智慧檔案庫房就是把檔案的存儲、管理、防護(hù)、調(diào)取這些環(huán)節(jié)全部打通，用一套智能系統(tǒng)統(tǒng)一管理。以前檔案室是幾排鐵皮柜子加一把鎖，現(xiàn)在是一整套溫濕度控制、十防監(jiān)控、智能密集架、電子標(biāo)簽跟蹤、自動盤點、權(quán)限管理集成的體系。

這套系統(tǒng)最大的價值在于，你不需要再靠人工去翻找紙質(zhì)檔案，不需要手動記錄溫濕度數(shù)據(jù)，也不用擔(dān)心檔案受潮、被蟲蛀或者丟失。對于機(jī)關(guān)單位、銀行、法院、高校這些檔案量大的機(jī)構(gòu)來說，一體化智慧檔案庫房直接解決了管理效率和檔案安全兩大痛點。我們衡水祥米科技有限公司在實際項目中看到，很多客戶一開始以為只是換一批架子，后來才發(fā)現(xiàn)真正缺的是系統(tǒng)級的解決方案。

一體化智慧檔案庫房的核心功能有哪些

智能密集架不只是能移動

很多人覺得智能密集架就是電動控制的柜子，這個理解太淺了。真正的一體化智慧檔案庫房里面的密集架，是帶RFID識別功能的。每份檔案貼上電子標(biāo)簽，密集架上的讀寫器可以實時感知檔案的位置。你只要在系統(tǒng)里輸入檔案編號，密集架自動打開到那列，燈光指引你到具體哪一層哪一格。

這種功能對于法院的案卷管理特別實用。一個案子從立案到結(jié)案可能涉及幾十本卷宗，傳統(tǒng)方式找一份卷宗要翻半天。用了我們衡水祥米科技的一體化方案，查找時間從分鐘級縮短到秒級。而且系統(tǒng)會自動記錄誰取了哪份檔案、什么時候取的、什么時候還回來的，形成完整的借閱記錄，不怕檔案丟失。

十防系統(tǒng)怎么保護(hù)檔案安全

檔案最怕的是什么？無非就是火、水、蟲、霉、盜、光、塵、高溫、高濕、腐蝕這十類隱患。一體化智慧檔案庫房里面，溫濕度傳感器、煙感探測器、漏水報警器、紅外防盜設(shè)備全部聯(lián)網(wǎng)。一旦某個指標(biāo)超標(biāo)，系統(tǒng)自動啟動除濕機(jī)、空調(diào)或者排風(fēng)扇，同時給管理員手機(jī)發(fā)報警。這個功能對于檔案館和銀行檔案室來說是剛需，紙質(zhì)憑證一旦受潮發(fā)霉，損失是不可逆的。

建設(shè)一體化智慧檔案庫房需要注意什么

前期規(guī)劃比設(shè)備采購更重要

我們接觸過不少客戶，上來就問密集架多少錢一米，很少有人先問庫房面積多少、層高多少、地面承重夠不夠。這是很大的誤區(qū)。一體化智慧檔案庫房不是買幾個設(shè)備拼在一起就能用，而是要提前規(guī)劃好庫房布局、網(wǎng)絡(luò)布線、供電容量。比如RFID系統(tǒng)需要穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)信號，密集架需要三相電，地面需要做防水防潮處理。衡水祥米科技有限公司在給客戶做方案時，一定會先安排工程師去現(xiàn)場勘測，把這些基礎(chǔ)條件摸清楚再出方案。

系統(tǒng)兼容性必須提前確認(rèn)

很多單位之前已經(jīng)有了一些檔案管理系統(tǒng)或者溫濕度監(jiān)控設(shè)備。新建一體化智慧檔案庫房時，新系統(tǒng)能不能和老系統(tǒng)對接？數(shù)據(jù)能不能遷移？這個如果前期不談清楚，后期很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島。我們推薦的做法是，在招標(biāo)或者采購前就把接口協(xié)議、數(shù)據(jù)格式這些技術(shù)參數(shù)列清楚，要求供應(yīng)商提供對接方案。這樣能避免花了兩套系統(tǒng)的錢，結(jié)果只有一套能用。